Расчёты наличными в организации: что нужно знать

Иногда директор или сотрудники покупают что‑то для нужд компании за наличный расчёт. Разберёмся, как это правильно оформить и какие есть ограничения.

1. Лимит наличных расчётов

   При расчётах с организациями и ИП предельно допустимая сумма наличных платежей в белорусских рублях — не более 100 базовых величин в течение одного дня.

   Важные нюансы:

   • лимит действует в рамках одного календарного дня;
   • не имеет значения, сколько контрагентов задействовано (ИП и организаций);
   • правило распространяется как на платежи, так и на получение наличных.

2. Как выдать деньги сотруднику?

   Сотруднику (в т. ч. директору) могут быть выданы денежные средства на расходы фирмы. Также возможен вариант, когда сотрудник тратит личные деньги в интересах организации. В этом случае компания обязана их возместить — сроки возмещения законодательством не установлены.

3. Оформление расходов

   После траты денег сотрудник обязан составить авансовый отчёт. К нему нужно приложить документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции и т. д.

   Сроки составления авансового отчёта:

   • не позднее 15 рабочих дней с даты окончания срока, на который выданы деньги (при этом деньги могут быть выданы на срок не более 10 рабочих дней);
   • либо не позднее 15 рабочих дней с даты расходов, если использовались личные средства.

4. Что делать, если остаток не возвращён?

   Если сотрудник не вернул неизрасходованный аванс, возможны следующие действия:

   Руководитель может издать распоряжение об удержании суммы из зарплаты.

   Распоряжение должно быть оформлено не позднее одного месяца со дня окончания срока возврата аванса. То есть максимальный срок складывается так:

   • 10 рабочих дней — срок, на который могут быть выданы деньги;
   • 15 рабочих дней — срок на составление авансового отчёта;
   • 1 месяц — срок для издания распоряжения с даты окончания срока возврата аванса.

   Если распоряжение не издано, остаток аванса считается доходом сотрудника. В этом случае:

   • с суммы удерживается подоходный налог;
   • начисляются взносы в ФСЗН и Белгосстрах.